Au cours de sa vie, on peut être amené à organiser des événements à différents moments. Pour fêter comme il se doit un anniversaire important, pour fêter l’arrivée d’un bébé autour d’une baby-shower, lors d’un mariage, lors d’un séminaire, lors d’un concert, etc. En effet, toutes les occasions sont bonnes pour se réunir avec les personnes que l’on aime et organiser des fêtes. Au cours de celles-ci, il n’est d’ailleurs pas rare qu’un repas soit prévu, afin de rassasier les convives et passer un excellent moment, le ventre plein. Néanmoins, la préparation et l’organisation de ces événements peuvent se présenter comme des étapes compliquées, et, c’est pourquoi, dans cet article, nous vous parlerons des étapes essentielles pour la réussite de ces dits événements.
Trouver le lieu de la réception
Tout d’abord, il semble que l’étape cruciale de n’importe quel événement – pour que celui-ci ait lieu – est de trouver l’endroit dans lequel il va se dérouler. Si vous possédez une habitation suffisamment grande, telle qu’une maison avec plusieurs étages, ou disposant d’une terrasse accessible ou d’une salle de réception disponible pour accueillir tous les invités souhaités, il est tout à fait possible, comme vous l’aurez compris, de l’organiser chez vous. De ce fait, vous connaîtrez d’ores et déjà les lieux, vous serez à l’aise, dans un endroit convivial et chaleureux qui n’est dépaysant. Cependant, pour les événements de grande ampleur, on privilégie particulièrement la location de salle de réception. Pour une courte durée, telle qu’une soirée pour une baby-shower, ou plusieurs jours pour accueillir un séminaire, il vous est par exemple possible de louer une salle de reception Aix en Provence.
Organiser la liste des invités
La deuxième étape importante est de déterminer la liste et le nombre d’invités qui seront conviés à votre événement. En effet, une fois les précisions apportées et la liste mise au clair, vous serez en mesure d’entamer la préparation des étapes suivantes, telles que contacter le traiteur, préparer le menu – notamment en fonction des régimes alimentaires de chacun (végétarien, halal, allergies, etc.), mais aussi le nombre de prestataires requis pour animer les activités prévues, déterminer le nombre de costumes si besoin, le nombre de souvenirs ou de cadeaux offert à chaque invité, tels que des sachets de dragées… De plus, il sera important d’identifier les liens et les relations qu’entretiennent les invités entre eux, puisqu’il sera notamment important de les préserver lors du dressage des tables et du placement des invités. Dans les grandes salles de réception, on privilégie souvent de former des sortes d’îlots, composés de 5 à 10 personnes. Il est donc souhaitable qu’il s’agisse de groupes de personnes qui ont des affinités entre elles (famille, amis…), afin qu’ils puissent tous passer une agréable soirée.
Notons qu’une réception comportant 20 invités ne nécessite absolument pas la même organisation qu’une immense fête pour laquelle est lancée, par exemple, plus de 200 invitations. Les coûts ne sont pas les mêmes, évidemment et toute la disposition des équipements ainsi que de la nourriture dépendra de cet élément principal. Notons que, pour une réception avec un grand nombre d’invités, nous vous recommandons, en dessert, d’opter pour une grande pièce montée, plutôt que pour plusieurs gâteaux séparés. En effet, les gâteaux à étages ou les pièces montées apportent une touche de convivialité appréciable lors des événements tels que les mariages, anniversaires, baby-shower… À propos des boissons, pour tous les types d’événements possibles, ainsi que les séminaires, nous pouvons vous conseiller de diversifier les choix possibles. En effet, bien que le vin ou le champagne soient appréciables, les invités qui ne boivent pas d’alcool ne doivent pas se sentir mis de côté pour autant. Privilégiez donc différents softs, (jus, sodas, cocktails) afin de loger tout le monde à la même enseigne.
Proposer des activités divertissantes
En fonction de la réception que vous organisez, plusieurs activités peuvent sembler intéressantes à organiser. Dans le but de faire passer un excellent moment aux convives, créer des souvenirs ou simplement instaurer une ambiance chaleureuse, l’on peut par exemple prévoir un chanteur, qui est l’une des activités les plus répandues lors des fêtes d’adultes.
Également, il peut paraitre judicieux d’opter pour la présence de prestataires destinés à une partie des invités, par exemple, les enfants. Lors d’une fête d’anniversaire, pourquoi ne pas privilégier un maquilleur qui transformera les enfants en fées, princesses et pirates ? Les clowns et les magiciens provoquent aussi un effet digne de leur nom. Par ailleurs, vous pouvez faire appel aux services de prestataires qui vous loueront des équipements. Cela peut être le cas d’un château gonflable, d’un photomaton vintage dans lequel prendre il est possible de prendre des souvenirs seul ou à plusieurs, une machine de barbe-à-papa, un manège, etc.
Lors des séminaires professionnels, les activités principales que l’on trouve divertissantes sont la présence de différents conférenciers, experts sur leur sujet, qui animent la réception grâce à leur savoir, et lancent parfois des débats. Il convient donc de bien choisir les conférenciers que l’on souhaite inviter, afin de ne pas créer l’effet inverse et rendre l’évènement pompeux, peu accessible, voire inintéressant pour la majorité des invités.
De nos jours, les possibilités sont infinies, il suffit de se renseigner en ligne. Prévoyez tout de même un délai d’un à trois mois pour contacter les prestataires avant votre événement, afin de mettre en place les préparatifs, d’organiser les devis et les potentiels transports nécessaires.
